PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÂN CƠ BẢN WTM – GIẢI PHÁP SỐ HÓA DỮ LIỆU TRẠM CÂN

1. Hiển thị trực tiếp trọng lượng từ đầu cân

Phần mềm được cấu hình để tiếp nhận tín hiệu trọng lượng từ đầu cân điện tử tương thích và hiển thị trên màn hình máy tính.

Việc nhận dữ liệu trực tiếp giúp hạn chế thao tác đọc số rồi nhập lại bằng tay. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến sai lệch giữa số hiển thị trên đầu cân và thông tin lưu trong phiếu.

Khả năng kết nối thực tế phụ thuộc vào model đầu cân, cổng truyền thông và giao thức đang sử dụng. Vì vậy, ASTEC cần kiểm tra thông tin thiết bị trước khi cài đặt.

2. Quản lý thông tin của từng lượt cân

Mỗi giao dịch cân có thể được lưu cùng các trường thông tin phục vụ quản lý, chẳng hạn:

• Biển số xe;
• Tên khách hàng hoặc nhà cung cấp;
• Loại hàng hóa;
• Trọng lượng tổng;
• Trọng lượng bì;
• Trọng lượng hàng;
• Ngày giờ cân;
• Số phiếu cân;
• Người thực hiện;
• Nội dung ghi chú.

Dữ liệu được tổ chức theo từng phiếu, thuận tiện hơn so với lưu riêng lẻ bằng sổ giấy hoặc nhiều file Excel.

3. Lưu trữ lịch sử cân trên cơ sở dữ liệu

Phần mềm WTM sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý lịch sử giao dịch. Về mặt phần mềm, số lượng bản ghi không bị giới hạn theo số phiếu; dung lượng lưu trữ thực tế vẫn phụ thuộc vào ổ cứng, cấu hình máy tính và chính sách sao lưu của doanh nghiệp.

Người vận hành có thể tìm kiếm lại dữ liệu theo các tiêu chí như thời gian, biển số xe, khách hàng, mặt hàng hoặc số phiếu. Điều này đặc biệt hữu ích khi cần đối chiếu chứng từ hoặc kiểm tra một giao dịch cũ.

4. Lập và in phiếu cân

Sau khi hoàn thành quy trình cân, phần mềm hỗ trợ lập phiếu dựa trên dữ liệu đã ghi nhận. Biểu mẫu có thể được cấu hình phù hợp với thông tin quản lý của đơn vị trong phạm vi đã thống nhất.

Một phiếu cân thông thường có thể bao gồm:

• Thông tin đơn vị vận hành trạm cân;
• Số phiếu và thời gian cân;
• Biển số xe;
• Khách hàng;
• Tên hàng;
• Trọng lượng tổng, bì và khối lượng hàng;
• Người thực hiện;
• Ghi chú liên quan.

Máy in và máy tính là thiết bị cần được chuẩn bị riêng nếu chưa nằm trong phạm vi cung cấp.

5. Xuất báo cáo Excel và PDF

Dữ liệu cân có thể được tổng hợp và xuất sang các định dạng phổ biến như Excel và PDF. Doanh nghiệp có thể sử dụng báo cáo để:

• Tổng hợp số lượt xe;
• Theo dõi sản lượng nhập hoặc xuất;
• Đối chiếu dữ liệu theo khách hàng;
• Kiểm tra hàng hóa trong một khoảng thời gian;
• Lưu hồ sơ hoặc gửi cho bộ phận liên quan.

Việc xuất dữ liệu trực tiếp giúp giảm thời gian lập báo cáo và hạn chế việc nhập lại số liệu từ phiếu giấy.

Ngoài ra, Phần mềm cân WTM chúng tôi tích hợp gửi thông báo qua điện thoại thuận tiện cho việc quản lý từ xa.

6. Thống kê số phiếu cân đã in

Phần mềm có chức năng theo dõi số lượng phiếu cân đã in, giúp người quản lý kiểm soát tốt hơn việc phát hành chứng từ.

Đây là chức năng tương đối đơn giản nhưng hữu ích đối với các trạm cân có nhiều giao dịch hoặc có yêu cầu đối chiếu số phiếu theo ca làm việc.

7. Hỗ trợ chụp ảnh biển số khi có camera

Trong trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung bằng chứng hình ảnh, phần mềm có thể được cấu hình kết hợp với camera để chụp và lưu ảnh biển số hoặc hình ảnh xe tại thời điểm cân.

Cần phân biệt rõ: chức năng phần mềm hỗ trợ chụp ảnh không đồng nghĩa hệ thống đã bao gồm camera và hạ tầng lắp đặt. Để sử dụng ổn định, doanh nghiệp có thể cần bổ sung:

• Camera phù hợp với điều kiện quan sát biển số;
• Switch PoE;
• Cáp mạng và ống bảo vệ;
• Cột hoặc giá gá camera;
• Nguồn điện và kết nối mạng;
• Nhân công thi công tại hiện trường.

Nếu chỉ sử dụng phần mềm cân cơ bản mà chưa cần lưu hình ảnh, doanh nghiệp có thể triển khai trước và bổ sung camera trong giai đoạn sau.

Quy trình vận hành phần mềm cân cơ bản

Quy trình có thể được tổ chức theo các bước sau:

Bước 1: Xe vào trạm cân

Nhân viên tiếp nhận xe và kiểm tra các thông tin cần thiết như biển số, khách hàng, loại hàng và chiều giao dịch nhập hoặc xuất.

Bước 2: Nhập thông tin ban đầu

Người vận hành tạo giao dịch mới trên phần mềm, lựa chọn hoặc nhập các dữ liệu liên quan.

Bước 3: Nhận trọng lượng từ đầu cân

Khi xe đã vào đúng vị trí và số cân ổn định, phần mềm tiếp nhận trọng lượng từ đầu cân. Người vận hành xác nhận để lưu kết quả.

Bước 4: Thực hiện lần cân tiếp theo

Đối với quy trình cân hai lần, hệ thống lưu trọng lượng của lần cân thứ nhất và cập nhật trọng lượng lần thứ hai khi xe quay lại.

Khối lượng hàng được xác định theo nguyên tắc:

Khối lượng hàng = Trọng lượng tổng − Trọng lượng bì

Bước 5: Hoàn thành và in phiếu

Sau khi kiểm tra thông tin, nhân viên hoàn tất giao dịch, in phiếu hoặc xuất dữ liệu theo nhu cầu.

Bước 6: Tra cứu và lập báo cáo

Dữ liệu được lưu để tra cứu, đối chiếu và tổng hợp báo cáo về sau.

Hai phương án triển khai phần mềm WTM

Phương án 1: Cài đặt và hướng dẫn từ xa

ASTEC kết nối từ xa với máy tính tại trạm cân để cài đặt, cấu hình và hướng dẫn sử dụng. Phương án này phù hợp khi hệ thống hiện tại tương đối đơn giản và doanh nghiệp có nhân sự hỗ trợ trực tiếp tại trạm.

Khách hàng cần chuẩn bị:

• Máy tính đáp ứng cấu hình và có hệ điều hành phù hợp;
• Kết nối Internet ổn định;
• Đầu cân có cổng truyền dữ liệu tương thích;
• Dây hoặc bộ chuyển đổi tín hiệu cần thiết;
• Máy in nếu có nhu cầu in phiếu;
• Nhân sự tại chỗ để phối hợp đấu nối và kiểm tra.

Trong quá trình triển khai, kỹ thuật viên ASTEC có thể hướng dẫn từ xa việc kết nối thiết bị, cấu hình phần mềm, kiểm tra dữ liệu và thao tác lập phiếu.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí đi lại và nhân công tại hiện trường;
• Thời gian bố trí cài đặt nhanh;
• Phù hợp với trạm cân đang hoạt động và có hạ tầng sẵn;
• Ít ảnh hưởng đến hoạt động cân hiện tại.

Điểm cần lưu ý:

• Khách hàng phải có nhân sự phối hợp tại trạm;
• ASTEC cần biết chính xác model và cổng kết nối của đầu cân;
• Không phù hợp nếu cần đi dây, lắp camera hoặc xử lý hạ tầng phức tạp;
• Hiệu quả hỗ trợ phụ thuộc vào chất lượng Internet và tình trạng thiết bị hiện hữu.

Phương án 2: Khảo sát và lắp đặt tận nơi

Kỹ thuật viên ASTEC đến hiện trường để kiểm tra đầu cân, máy tính, đường truyền tín hiệu và quy trình vận hành thực tế. Sau đó, hệ thống được cài đặt, đấu nối, chạy thử và hướng dẫn trực tiếp.

Phương án này phù hợp khi:

• Không xác định rõ khả năng kết nối của đầu cân;
• Đường truyền tín hiệu chưa được thi công;
• Cần lắp thêm camera, switch, cột gá hoặc vật tư;
• Cần kiểm tra và xử lý tín hiệu tại hiện trường;
• Nhân sự vận hành cần được hướng dẫn trực tiếp;
• Trạm cân ở xa văn phòng và không có nhân viên kỹ thuật hỗ trợ.

Với hình thức này, doanh nghiệp cần thanh toán thêm các chi phí liên quan đến phạm vi triển khai thực tế, có thể bao gồm:

• Khảo sát;
• Đi lại và lưu trú;
• Nhân công lắp đặt;
• Vật tư và dây tín hiệu;
• Thiết bị chuyển đổi kết nối;
• Lắp đặt camera hoặc hạ tầng mạng;
• Chạy thử và hướng dẫn vận hành tại chỗ.

Chi phí được xác định sau khi ASTEC làm rõ vị trí, khoảng cách, thiết bị hiện hữu và khối lượng công việc. Việc khảo sát trước giúp tránh phát sinh do thiếu vật tư hoặc hệ thống cũ không tương thích.

So sánh hai hình thức triển khai

Khi nào nên bổ sung máy chủ WTM-SE?

Đối với một trạm cân độc lập, dữ liệu có thể được lưu tại máy tính vận hành. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn quản lý tập trung hoặc xem báo cáo từ văn phòng, có thể bổ sung phần mềm máy chủ cơ sở dữ liệu WTM-SE.

WTM-SE được sử dụng cho các nhu cầu:

• Đồng bộ dữ liệu từ máy trạm;
• Xem báo cáo từ xa qua mạng;
• Lưu trữ và sao lưu dữ liệu tập trung;
• Quản lý cấu hình hệ thống;
• Phân quyền và quản lý người dùng;
• Quản lý dữ liệu của nhiều điểm cân.

Phương án này yêu cầu doanh nghiệp có máy chủ phù hợp và hạ tầng mạng đáp ứng yêu cầu kết nối. Trong một số cấu hình truy cập từ xa, hệ thống có thể cần IP tĩnh hoặc giải pháp mạng tương đương.

WTM-SE là tùy chọn mở rộng, không nên mặc định đưa vào nếu doanh nghiệp chỉ cần vận hành một máy tính tại một trạm cân.

Phạm vi của gói cơ bản cần được xác định rõ

Phần mềm quản lý cân cơ bản phù hợp với mục tiêu số hóa nghiệp vụ cân và quản lý phiếu. Đây chưa phải là một hệ thống tự động hóa trạm cân đầy đủ.

Các hạng mục sau cần được khảo sát và báo giá riêng nếu khách hàng có nhu cầu:

• Camera nhận diện biển số;
• Camera quan sát toàn cảnh;
• Cảm biến xác định vị trí xe;
• Đèn tín hiệu;
• Barrier tự động;
• Đầu đọc thẻ hoặc mã QR;
• Máy chủ quản lý tập trung;
• Kết nối nhiều trạm cân;
• Kết nối phần mềm kế toán, ERP, SAP hoặc MES;
• API trao đổi dữ liệu;
• Gửi báo cáo tự động qua email hoặc SMS;
• Các chức năng kiểm soát gian lận nâng cao.

Việc phân chia theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp đầu tư đúng nhu cầu và tránh phát sinh chi phí cho những chức năng chưa cần sử dụng.

Điều kiện cần kiểm tra trước khi triển khai

Để cài đặt phần mềm ổn định, doanh nghiệp nên cung cấp cho ASTEC các thông tin sau:

1. Model và hãng sản xuất của đầu cân;
2. Cổng truyền thông hiện có: RS232, RS485, Ethernet hoặc loại khác;
3. Giao thức và chuỗi dữ liệu đầu ra của đầu cân;
4. Cấu hình máy tính và phiên bản Windows;
5. Nhu cầu sử dụng máy in;
6. Mẫu phiếu cân mong muốn;
7. Quy trình cân một lần hay hai lần;
8. Các trường dữ liệu cần quản lý;
9. Nhu cầu lắp camera;
10. Có cần xem báo cáo từ văn phòng hay không;
11. Số lượng trạm cân cần quản lý;
12. Điều kiện Internet tại trạm.

Kiểm tra đầy đủ các thông tin này giúp lựa chọn đúng phương án cài đặt từ xa hoặc triển khai tận nơi.

Lợi ích của việc bắt đầu từ phần mềm cân cơ bản

Giải pháp cơ bản không đặt mục tiêu thay thế ngay toàn bộ quy trình của doanh nghiệp. Giá trị lớn nhất là tạo ra một bước chuyển có kiểm soát từ quản lý thủ công sang quản lý dữ liệu tập trung.

Doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích thiết thực như:

• Giảm nhập lại trọng lượng bằng tay;
• Chuẩn hóa nội dung phiếu cân;
• Rút ngắn thời gian tra cứu giao dịch;
• Xuất báo cáo nhanh hơn;
• Hạn chế thất lạc chứng từ;
• Theo dõi số lượng phiếu đã in;
• Xây dựng lịch sử dữ liệu rõ ràng;
• Dễ dàng mở rộng camera, máy chủ hoặc tự động hóa về sau.

ASTEC tư vấn giải pháp theo đúng nhu cầu của từng trạm cân

Mỗi trạm cân có thiết bị, cách vận hành và yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, ASTEC không áp dụng một cấu hình cố định cho tất cả doanh nghiệp.

Trước khi triển khai, đội ngũ kỹ thuật sẽ kiểm tra loại đầu cân, phương thức truyền dữ liệu, máy tính, mẫu phiếu và nhu cầu báo cáo. Trên cơ sở đó, ASTEC đề xuất một trong hai phương án:

• Cài đặt và hướng dẫn từ xa đối với hệ thống đơn giản, hạ tầng đã sẵn sàng;
• Khảo sát, lắp đặt và hướng dẫn tận nơi khi cần thi công, đấu nối hoặc tích hợp thêm thiết bị. Chi phí triển khai tại hiện trường được tính riêng theo vị trí và phạm vi công việc.

Phần mềm WTM do ASTEC phát triển là nền tảng có thể triển khai từ chức năng quản lý cân cơ bản và mở rộng dần theo nhu cầu vận hành thực tế.

Liên hệ tư vấn phần mềm quản lý cân

Nếu doanh nghiệp đang quản lý trạm cân bằng sổ sách hoặc Excel và muốn số hóa dữ liệu mà chưa cần đầu tư một hệ thống tự động hoàn chỉnh, ASTEC có thể khảo sát và đề xuất cấu hình phù hợp.

ASTEC CÂN ĐIỆN TỬ
Website: www.asteccandientu.vn | www.candientuastec.vn
Hotline: 0397 154 084
Email: candientu@astecgroup.vn